Pentru persoanele fizice autorizate (PFA) care desfășoară activități de business și trebuie să efectueze cheltuieli în afara țării (cazare, transport, mese), una dintre întrebările comune este dacă aceste costuri pot fi deduse fiscal. În funcție de specificul activității și de conformitatea documentelor justificative, răspunsul este afirmativ, însă cu anumite condiții.
Condițiile generale pentru deducerea cheltuielilor
Cheltuielile efectuate de un PFA în străinătate pot fi deduse fiscal dacă îndeplinesc următoarele condiții:
- Sunt legate de activitatea economică desfășurată: Cheltuielile trebuie să fie justificate ca fiind necesare pentru desfășurarea activității (ex: participarea la conferințe, întâlniri de afaceri, proiecte internaționale).
- Documente justificative: Facturile sau bonurile trebuie să fie emise pe numele PFA-ului și să includă datele fiscale (numele complet, CUI-ul și adresa din România). Facturile emise în alte țări sunt acceptate dacă respectă cerințele minime de identificare.
- Documentele traduse dacă este cazul: În anumite situații, autoritățile fiscale din România pot solicita traduceri autorizate ale facturilor sau chitanțelor emise în altă limbă.
Cum se procesează cheltuielile în contabilitatea PFA?
Un antreprenor menționează că, în cazul său, utilizează un ordin de deplasare semnat de client, iar cheltuielile sunt incluse într-un jurnal contabil sub formă de decont. Această metodă este folosită pentru a evidenția sumele cheltuite pentru activitățile profesionale, iar justificarea acestor cheltuieli este susținută de facturi, bonuri și alte documente relevante.
De asemenea, platforme precum Solo sau aplicații de contabilitate oferă soluții simple pentru gestionarea deconturilor, însă există limitări. Spre exemplu, dacă decontul nu este susținut de un document considerat contabil, acesta poate fi respins de către contabilitatea automatizată.
Particularități pentru diurne și cheltuieli fără factură
Pentru PFA, diurna nu este aplicabilă așa cum este în cazul angajaților din companii. Totuși, anumite cheltuieli mai mici, precum transportul local sau mesele de prânz, pot fi justificate prin bonuri sau tichete emise local. În absența documentelor clare, justificarea poate deveni dificilă în cazul unui control fiscal.
Recomandări pentru deducerea eficientă a cheltuielilor
- Planificarea corectă a deplasărilor: Întocmiți un ordin de deplasare care să evidențieze clar scopul profesional al călătoriei.
- Colectarea documentelor: Solicitați facturi care includ detalii complete despre PFA-ul dumneavoastră și păstrați toate bonurile.
- Folosiți platforme de contabilitate: Aplicații precum Solo sau Native Teams pot simplifica procesul de gestiune a cheltuielilor și de generare a deconturilor.
- Consultați un contabil: Pentru a vă asigura că respectați toate reglementările fiscale, apelați la un contabil sau un consultant fiscal înainte de a deduce cheltuieli mai complexe.
Concluzie
Deducerea cheltuielilor efectuate în străinătate este posibilă pentru PFA-uri, însă necesită o evidență clară și documente justificative conforme. Antreprenorii care își gestionează activitățile prin platforme moderne pot simplifica acest proces, dar este important să respecte cerințele legale pentru a evita eventualele controale și sancțiuni. Planificarea corectă și consultarea unui expert contabil pot face diferența între o deducere aprobată și una respinsă.